Ampmori Menyajikan berita dan informasi terpercaya dari berbagai sumber
Anda ingin tahu pengertian dari ERP? Kenapa perusahaan yang besar sudah hampir pasti telah menggunakan ERP software? Apakah ERP adalah solusi terbaik untuk meningkatkan efisiensi perusahaan Anda?
Sebelum Anda masuk ke dalam dunia ERP dan mengeluarkan investasi uang yang lumayan, perlu dipastikan pengertian ERP Anda sudah matang dan pelajari juga contoh ERP yang sering digunakan di Indonesia beserta fitur-fiturnya.
Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)
Mungkin Anda sudah tahu kepanjangan ERP adalah Enterprise Resource Planning. Tapi apa itu ERP? Apakah sebuah sistem manajemen seperti ISO 9001 dan Six Sigma? Apakah sebuah SOP yang harus diterapkan?
Definisi ERP sendiri adalah suatu sistem kerja yang didukung tools/software yang terintegrasi untuk perusahaan besar (enterprise) dalam perencanaan dan pengelolaan (planning) sumber daya (resource) untuk mencapai tujuan perusahaan.
Sumber daya apa saja yang dilacak oleh ERP? Pengelolaan uang, bahan baku, inventory dan kapasitas produksi menjadi prioritas yang dipantau oleh sistem ERP.
Supaya bisnis berjalan dengan baik, ERP juga harus membantu untuk tracking janji Anda ke supplier, customer dan karyawan Anda, berupa fitur purchase order, sales order dan payroll.
Contoh ERP Software di Indonesia (Fitur-Fitur ERP)
Mari kita pelajari MASERP sebagai contoh ERP software buatan lokal (yes, itu software kita) yang sudah bersertifikasi ISO 9001:2015 untuk mendapatkan bayangan untuk fitur yang umum ditemukan di dalam software ERP.
Accounting (General Ledger)
Kalau ERP yang Anda pilih tidak ada fitur accountingnya, belum bisa disebut sebagai software ERP. Kenapa begitu? Karena kalau Anda ingat, pengertian ERP adalah untuk melakukan planning keuangan, budgeting dan reporting, dan ini semua tidak dapat dicapai apabila tidak disertai dengan fitur accounting.
Jadi, bisa dibilang software accounting modern adalah setengah ERP, tetapi saya ngelantur. Mari kembali ke software ERP. Ini sendiri adalah salah satu contoh ERP software dengan basis accounting, artinya memang fitur accounting adalah keunggulannya.
Anda dapat melakukan budgeting per departemen dan cost center, mencetak laporan laba rugi per cabang atau multi cabang, dan tentunya sudah memenuhi standard PSAK.
Finance (Cash Flow, Account Receivable, Account Payable)
Yang paling penting di dalam suatu perusahaan adalah uang. Mau seberapa besar pun perusahaan Anda, apabila tidak mengatur keuangan supaya bisa cash flow positive, perusahaan Anda akan kesulitan menjalankan operasional sehari-hari.
Modul finance dapat menghasilkan laporan umur piutang dan juga dapat mencegah transaksi penjualan baru apabila masih ada piutang yang belum dibayar padahal sudah jatuh tempo.
Inventory & Warehouse Management
Untuk 90% perusahaan di dunia, pasti perlu memantau persediaan barang di berbagai lokasi gudangnya, dan memastikan persediaan tersebut selalu cukup untuk dijual.
Kembali lagi ke pengertian ERP, Anda harus merencanakan dan membuat anggaran uang untuk pembelian stok inventory agar penjualan dapat berlangsung dengan lancar.
Maka itu software ERP yang baik akan menyediakan fitur quantity minimum untuk warning kepada user apabila persediaan fisik sudah menyentuh nilai qty minimum yang diset.
Hasilkan juga laporan mutasi barang untuk menganalisa trend kebutuhan stok untuk perencanaan stok di bulan-bulan yang ramai (contohnya seperti pada saat hari raya).
Fitur stock opname juga membantu Anda untuk menjaga kebenaran data fisik dibandingkan data di komputer.
Purchasing
Untuk membantu divisi purchasing Anda untuk mendapatkan harga terbaik, biasanya ERP menyediakan fitur purchase request untuk mengumpulkan permintaan barang dari gudang supaya bisa dipesan sekaligus dalam quantity besar.
Tentu itu dampaknya ke harga pembelian yang lebih murah. Anda dapat mengirimkan RFQ (Request for Quotation) ke beberapa supplier untuk dibandingkan harganya demi mendapatkan harga terbaik.
Tersedia juga purchase order supaya staf Anda bisa melacak progress pengiriman purchase order dari supplier dan dapat melakukan follow up apabila belum dikirim.
Sales
Jantung perusahaan adalah divisi penjualan. Dengan software ERP, tim sales Anda dapat menjual dengan cepat dan memastikan pesanan semua customernya terkirim tepat waktu, karena modul penjualan sudah terhubung ke inventory.
Tentukan harga spesial berdasarkan level customer (ecer, grosir, distributor, dll) dan berikan diskon secara otomatis untuk pengambilan quantity tertentu.
Kirim invoice penjualan secara otomatis melalui email, atau catat penjualan dan cetak struk penjualan langsung di lokasi customer menggunakan aplikasi di smartphone mereka.
Apabila customer happy dengan pelayanan tim sales Anda yang cepat dan professional, pastinya mereka akan repeat order terus dan mengenalkan perusahaan Anda ke rekan mereka.
Fixed Asset
Manajement aset perusahaan adalah hal penting dari segi keuangan, karena perlu disusutkan setiap bulan dan dijadikan biaya.
Sebagai contoh, ERP software bisa membantu perusahaan Anda melakukan penyusutan secara otomatis, dan juga mencatat biaya reparasi dan servis aset tersebut.
Anda bahkan bisa merevaluasi aset apabila ada upgrade signifikan untuk aset tersebut (contohnya renovasi gedung)
Manufacturing
Dari made to order dan made to stock, software ERP akan memantau progress work order Anda dari awal pemesanan bahan baku sampai pengiriman barang jadi.
Hitung HPP produksi secara real, dan lakukan adjustment bahan baku pada saat produksi berlangsung tanpa mengubah formula standar Bill of Material Anda.
Modul manufacturing juga bisa menganalisa efisiensi produksi setiap batch, dan barang reject tetap bisa disimpan sebagai inventory terpisah untuk dijual!
Kapan Perusahaan Mulai Mencari ERP?
Jarang sekali untuk perusahaan yang masih “sehat” untuk melakukan proses pencarian ERP. Biasanya apabila bisnis proses perusahaan mulai berantakan dan kewalahan, perusahaan baru memulai proses ngebut untuk mencari ERP yang cocok.
Berikut adalah tanda-tanda peringatan dini dimana Anda perlu software ERP. Mungkin beberapa hal ini sudah dialami perusahaan Anda.
Menggunakan Beberapa Software Berbeda
Apakah perusahaan Anda menggunakan beberapa software berbeda untuk masing-masing divisi?
Payroll menggunakan software sendiri. Accounting punya software sendiri dan Point of Sales berdiri sendiri pula.
Padahal setiap divisi yang barusan saya sebutkan memerlukan data satu sama lainnya untuk menghasilkan laporan ke manajemen yang berpadu.
Software ERP dapat mengintegrasikan itu semua ke dalam satu database. Biasanya pun software ERP yang lengkap sudah mengcover semua area bisnis Anda, jadi Anda tidak perlu membayar untuk integrasi dan modifikasi lagi.
Pernah Kecolongan Barang
Tidak ada perusahaan di Indonesia yang tidak pernah mengalami ini. Kami saja di MAS Software pernah kecolongan laptop sebelum menggunakan pendataan fixed asset.
Perusahaan Anda bisa kehilangan barang karena pergerakan barang yang begitu rumit dan memiliki banyak celah. Contoh saja dari bagian gudang utama ke gudang pengiriman, dan dari gudang pengiriman ke ekspedisi bisa terjadi kehilangan barang.
Dengan mendata pergerakan barang di setiap langkahnya, Anda bisa meminimalisir celah kehilangan barang tersebut.
Produksi Sering Terlambat dari Jadwal
Anda janjikan untuk pengiriman barang ke klien Anda tetapi sering telat? Salahnya di mana?
Biasanya setelah menggunakan software ERP, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi kendala umum produksi seperti:
- Kapasitas produksi yang kurang
- Bahan baku yang kurang dan memerlukan pemesanan yang lama
- Hasil produksi tidak sesuai standar dan memerlukan pengerjaan ulang
- Banyak waste karena gagal produksi
Cash Flow Buruk
“Sebenarnya sih perusahaan saya jualannya banyak, tapi kok duit di rekening kosong terus sampai harus minjam ke bank?”
Kekurangan cash flow positif adalah keluhan yang paling sering saya dengar dari para pengusaha yang mencari software ERP.
Ya tentu saja. Tanpa budgeting yang baik dan pencegahan otomatis by software, biaya pengeluaran sering tidak terkendali dan akhirnya lebih besar pengeluaran daripada pendapatan.
Dengan software ERP, Anda dapat memblokir pengeluaran uang apabila sudah mencapai budget yang disetting pada bulan tersebut.
Laporan Tidak Akurat dan Sering Telat
Kunci keberhasilan perusahaan adalah kecepatan manajemen dalam membuat keputusan, terutama dalam masa krisis.
Tanpa laporan yang akurat, perusahaan Anda sudah menderita kerugian terlebih dahulu sebelum dapat membuat tindakan perbaikan, dan bisa jadi sudah terlambat.
Karena data dari semua divisi dikumpulkan di dalam satu database, software ERP dapat dengan cepat menghasilkan laporan dan chart untuk manajemen analisa dan menyusun strategi untuk perkembangan perusahaan.
Jenis-Jenis Software ERP
Bagaimana Anda bisa mendapatkan software ERP? Software ERP ditawarkan di dalam beberapa varian, jadi tentukan kebutuhan perusahaan Anda.
Offline (On-Premise)
Software on premise memerlukan Anda untuk mempersiapkan server sendiri, karena aplikasi dan database akan dipasang di server Anda.
Artinya Anda memerlukan staf IT sendiri untuk mengelola server tersebut. Pastikan staf IT Anda melakukan pengamanan yang baik seperti firewall, antivirus dan anti-malware serta pengalaman lainnya.
Terkadang jalan ini bisa jadi pilihan untuk Anda yang tidak suka dengan sistem lisensi subscription yang harus mengeluarkan biaya setiap bulan untuk menyewa server di vendor software ERP tersebut.
Hybrid (On-Premise)
Sistem hybrid tetap memerlukan server di kantor Anda, tetapi bedanya adalah konektivitas internet yang tersedia di server memungkinkan Anda untuk mengakses data Anda di luar kantor melalui internet.
Bahkan, ada vendor yang menyediakan jasa mirroring agar data Anda juga terbackup di cloud untuk mencegah hal yang tidak diinginkan seperti terkena virus dan ransomware.
Ini menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
Ini dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, Ini kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Cloud
Jenis software ERP yang satu ini adalah evolusi dari keinginan konsumen yang serba praktis. Ya betul sekali, versi cloud dari ERP artinya software dan database akan ditempatkan di cloud yang dipegang oleh vendor software Anda.
Salah satu keunggulan metode ini adalah kepraktisannya. Anda tidak perlu pusing dengan pengelolaan server dan jaringan kantor. Tidak perlu membayar paket internet dengan static IP. Setelah melakukan pembayaran tinggal login dan bisa langsung pakai.
Tetapi ada beberapa perusahaan yang masih takut dengan kestabilan internet di kantor atau pabriknya. Kalau begitu kami sarankan menggunakan metode hybrid dan tempatkan server di pabrik, karena meskipun internet pabrik down, minimal operasional pabrik dapat tetap dijalankan.
Kesimpulan
Kita telah membahas bersama contoh ERP software terbaik yang tersedia di Indonesia beserta fitur-fiturnya. Saatnya kali ini waktunya Anda bisa memilih berinvestasi untuk perusahan Anda dengan memulai integrasi, salah satunya dalam program akuntansi.
Setelah mendapatkan pengertian ERP yang lengkap dan mendalam di artikel ini, mungkin Anda mulai berpikir untuk mencari software ERP untuk digunakan.